GESTÃO ESPORTIVA

DISCIPLINA: GESTÃO ESPORTIVA

PROFESSOR: Claudio Cezar Bissolotti
CARGA HORÁRIA: 72 horas/aula
PERÍODO LETIVO: 1º Semestre – 2010/1
EMENTA DA DISCIPLINA:

Teorias Administrativas aplicadas à Gestão;
Planejamento e Organização de eventos;
Empreendedorismo e mercado de trabalho para o profissional de Educação Física;
Elaboração e Organização de Entidades esportivas;
Planejamento e Elaboração de Projetos;
Marketing Esportivo;
Estratégicas para captação de recursos e apoiadores desportivos.

JUSTIFICATIVA DA DISCIPLINA:
A Disciplina de Gestão Esportiva justifica-se na grade curricular pela necessidade do acadêmico em ter uma visão de Gestão em todas as áreas de sua relação, para que não cometa erros na prática e torne claro em que área poderá atuar quando formado.

OBJETIVO GERAL DA DISCIPLINA:
Possibilitar aos acadêmicos o conhecimento aprofundado de Gestão Esportiva, para facilitar os seus serviços, e principalmente manter no mercado de trabalho que cada dia é mais competitivo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DA DISCIPLINA:
- Contextualizar os alunos dentro da área de administração geral e desportiva.
- Despertar no egresso a visão de empreendedor e inserir dentro da real situação de mercado trabalho;
- Noções básicas para constituir uma entidade esportiva que seja de grande utilidade para a sociedade esportiva.
- Desenvolver métodos e técnicas para a elaboração de projetos esportivos, propaganda, captação de recursos e apoiadores esportivos.
- Habilita-se para atuar na área da Educação Física;
- Ter sólida formação na área.
- Dominar o conjunto de competências técnico-instrumental.
- Promover estilo de vida saudável

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO:
Conceitos;
A importância da ADM na vida do profissional de ED. Física.
Como utilizar as ferramentas disponíveis na ADM desportiva;
A importância da criatividade em oportunidades de eventos;
Como apresentar um bom projeto e sua aprovação.
A ideal aplicação dos recursos e prestação de contas.
Técnicas e saits para captação de recursos

METODOLOGIA DA DISCIPLINA:
-A disciplina se desenvolverá mediante: Exposição dialogada (debates e análises);
-Dinâmicas de grupo; -Pesquisas na internet, bibliografia, empresas e entidades vinculadas Gestão;
-Trabalhos ex-traclasse; -Visitas a empresas ligadas Gestão;
-Esportiva; -Seminários; -Avaliação permanente do aluno e nota de participação classe e ex-traclasse.

INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO:
A avaliação se fará com base nas seguintes atividades desenvolvidas pelos alunos:
Nota AV1:
-Prova individual do conteúdo do semestre – peso 10
-Participação acadêmica construtiva, visita técnica, exercícios e trabalhos– peso 10
-Trabalho de pesquisa do conteúdo do semestre – peso 10 -Avaliação Interdisciplinar – peso 10

O QUE É GESTÃO
Gestão (português europeu) ou Administração (português brasileiro) de empresas supõe a existência de uma instituição a ser administrada ou gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo comum que é a empresa.
Empresa, aqui significa o empreendimento, os esforços humanos organizados, feitos em comum, com um fim específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos. Utiliza esta palavra para designar os estabelecimentos comerciais, industriais, de serviços, etc., grandes ou pequenos, o que não revela seu sentido no título da profissão

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
Segundo Fayol, o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: PLANEJAR, ORGANIZAR, CONTROLAR, COORDENAR e COMANDAR – POCCC
Atualmente, sobretudo com as contribuições da Abordagem Neoclássica (movimento cultural do fim do século XVIII), da Administração, em que um dos maiores nomes é Peter Drucker, os princípios foram retrabalhados e são conhecidos como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar –PODC.
Atualmente, as principais funções
Fixar objetivos (planejar
Analisar: conhecer os problemas Solucionar problemas
Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnológicos e as pessoas
Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar
Negociar;
Tomar as decisões (rápidas e precisas Mensurar e avaliar (controlar

AS CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO
Segundo Araujo(2004), "as funções do gestor foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante difundida, é comum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma condensada em quatro categorias. São elas: planejar, organizar, liderar e controlar."
-Planejar:
"definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos" (ARAÚJO, 169, 2004), ou como "ferramenta que as pessoas e as organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório." (MAXIMIANO, 105, 2002).
O planejamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da organização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e propósitos sejam alcançados

AS CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO
Organizar:
Pode-se constatar que [...] se fosse possível seqüenciar, diríamos que depois de traçada(s) a(s) meta(s) organizacional (ais), é necessário que as atividades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa. (ARAÚJO, 169, 2004).
Logo, "organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas." (MAXIMIANO, 111, 2002).

AS CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO

Liderar:
Envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. "Meta(s) traçada(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados." (ARAÚJO, 170, 2004).
A chave para tal, está na utilização da sua afetividade, na sua interação com o meio ambiente que atua.
Liderar:
Na gestão, não basta apenas ser uma pessoa boa é necessário que tenha nascido para vencer, vitória essa que está relacionada com a busca constante de desafios, com a coragem de mobilizar-se, de assumir seu papel diante de seus pares, de seus colaboradores e de seus supervisores.
A chave para tal, está na utilização da sua afetividade, na sua interação com o meio ambiente que atua. (muito bem mencionado)
Falar de afectividade pode significar aderir a um sistema de gestão de pessoas de forma parcial.
Quando se fala de gerir pessoas é importante ter em atenção ser competente, reconhecer competência e competências

AS CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO
Liderar:
Trabalhar, ou liderar, pessoas é uma tarefa árdua, em que mais depressa se detectam os fracassos do que os sucesso, já que no primeiro caso toda a empresa se poderá ressentir, no segundo o mérito é geralmente assumido de forma solitária.
Trabalhar com seres humanos exige conhecer, compreender para posteriormente se desenvolver.
Para identificar competências há que conhecer muito bem a empresa e todos os seus colaboradores. Desta forma partimos para a implementação de todo um sistema organizado, planeado e formalizado com o objectivo de reter talentos, desenvolver as capacidades individuais, prever constrangimentos, e acima de tudo criar e gerir as oportunidades. Desta forma motivamos todos os intervenientes, gerimos as suas expectativas e potenciamos a produtividade
Controlar:
Que "estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios"(ARAÚJO, 170, 2004).
Cada uma das características podem ser definidas separadamente, porém dentro da organização, são executadas em conjunto, ou seja, não podem ser trabalhados disjuntas

PRINCÍPIOS PARA UM BOM ADMINISTRADOR
Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas
Saber decidir e solucionar problemas
Saber lidar com pessoas: comunicar eficientemente, negociar, conduzir mudanças, obter cooperação e solucionar conflitos.
Ter uma visão sistêmica e global da estrutura da organização
Ser proativo, ousado e criativo Ser um bom líder
Gerir com responsabilidade e profissionalismo

TAREFAS:
1º - PESQUISA SOBRE GESTÃO ESPORTIVA;
- No mínimo três autores. - Opiniões, comentários, conceitos, etc...
- Em relação ao País (Brasil), Estado e ou Município. - Entrega até 30 de maio.

1 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
1.1- Funções administrativas; (última aula)
Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos, de forma ordenada, na direção de objetivos previamente definidos. São, portanto, quatro as funções basilares da administração:
•Planejamento •Organização
•Direção •Controle
As palavras chaves para quem administra são: técnica, criatividade, bom senso, dedicação, comprometimento, visão e acompanhamento.
1.2- Etapas básicas de um evento esportivo
•Planejamento (pesquisa) •Pré-evento (organização)
•Desenvolvimento (execução) •Pós-Evento (avaliação)
1.3- Características dos eventos esportivos
1.3.1 Tipologia das competições
Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado, em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública.
•Olimpíada: evento suis generis (de seu próprio gênero); é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento, dado o seu caráter singular. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas).
•Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos.
•Torneio: competição de caráter eliminatório, que é realizada em um curto espaço de tempo. Neste tipo de competição, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes.
•Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos; com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento.
•Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integração e a promoção da modalidade, além de motivar os participantes e familiares.
•Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer.
•Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processos de escala como referência.
•Exibição: atividade de performance individual ou coletiva, em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.
1.4- Calendário esportivo
A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis, religiosas e culturais das sociedades.
A observação de critérios como: o período do ano, bem como a data específica, o horário, a freqüência, a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionados às possibilidades de sucesso do mesmo.
1.4.1- Por isso, é importante atentar para:
•não colidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais;
•não coincidir com outros eventos similares; •não coincidir com outros eventos de grande porte;
•não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação;
•não desafiar hábitos, costumes e práticas locais; 1.4.2-O calendário internacional do esporte
•Olimpíadas •Copa do Mundo de Futebol
1.4.3-Calendário brasileiro do esporte
No Brasil, o calendário esportivo segue um critério mais local, adequado aos costumes da região, interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano, (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas.
1.5 - Local
A localização geográfica do evento, bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Sem medo de exageros, deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer,
mesmo que a luta seja silenciosa, sorridente, efusiva e estratégica.
1.5.2- Escolha do lugar e local do evento depende:
•Objetivos e porte do evento •Condições econômicas dos participantes •Facilidades de acesso •Condições turísticas
•Condições de hospedagem •Concentração local dos participantes •Custo x benefício
1.5.3- Tipos de estruturas de eventos:
•Arenas •Estádios •Ginásios •Quadras •Piscinas •Pistas •Parques •Ruas
1.6- Público Público, para efeito esportivo, é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado, que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas, que são chamados segmentos.
1.6.1-Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos, dado seu caráter universal, alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. São eles:
◦ Organizações: acionistas, fornecedores e revendedores; ◦ Lideranças comunitárias; Governo e políticos; ◦ Associações e sindicatos; ◦ Veículos de comunicação;
◦ Funcionários;
1.6.2-Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são:
•Geográfico •Demográfico •Psicográfico (estilo de vida) •Comportamental
1.7- Regulamento
O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo, organizado e dinâmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes características:
•Objetividade •Precisão •Clareza •Abrangência
1.7.1- Estrutura básica de um regulamento:
- Histórico ou justificativa;
- Descritivo da competição Objetivo •Participantes •Categorias
•Programa •Direção (do evento) •Datas, locais e horários •Fases de disputa
•Sistemas de disputa – Inscrições •Data e local •Especificações para cada modalidade
•Condições para inscrição Valor de inscrição
1.7.1.1- Normas disciplinares
•Arbitragem •Penalidades •Recursos
1.7.2- Premiação
•Direitos dos participantes •Relação de prêmios
1.8-Aspectos gerais
- Limitação do evento, (Clima, custo, público, etc...)
1.9- Cerimônia de abertura e encerramento
-Protocolo de abertura; -Mestre de Cerimônia, -Cerimonialista, -Protocolo de encerramento;
Atividades especiais
-Características e diferencial do evento.
2 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
2- Planejamento
“O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará, observando as experiências do passado” (Sófocles)
O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a definição dos objetivos, a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto.
Sem um planejamento adequado, as decisões acabam entregues ao improviso, as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que, por certo, advirão do empreendimento. Ao planejar, sistematiza-se as soluções, gerando economia.Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do sucesso já está garantido. Caberá a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso, ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que
se está desenvolvendo.

2.1- Tipos de planejamento
2.1.1- Quanto à natureza:
•Estratégico •Tático •Operacional
2.1.2- Quanto aos objetivos e metas organizacionais:
•Permanente •Único
2.1.3- Quanto ao tempo:
•Longo prazo •Médio prazo •Curto prazo
2.2- Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos:
•Nível das decisões •Dimensão temporal •Amplitude de efeitos
2.3- Regras para um planejamento ideal
“O que eu temo não é a estratégia do inimigo, mas os nossos erros” (Péricles). Quanto mais apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento.Mas não existe uma maneira única de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro,ainda que nem sempre adequadamente.
2.3.1- A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo:
•Deve ser feito SEMPRE com antecedência; •Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando;
•Compatível com os recursos disponíveis; •Orientado por objetivos pré-estabelecidos, conhecidos e fundamentados;
2.3.2- Dentre as técnicas usadas, a mais importante é a PDCA 2. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais, que servemcomo referências para o seu gerenciamento. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as informações
do controle da qualidade, evita erros lógicos nas análises, e torna as informações mais fáceis de se entender.
O ciclo é composto por quatro fases básicas:
•Planejar •Executar •Verificar •Atuar corretivamente
O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na decada 20, mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretudo
no Japão. E uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma continuada para o gerenciamento das atividades de uma organização.
A partir desta técnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração.
2.3.1- Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento, aplica-se preferencialmente o método 5W 2H.
• O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida?
• Quando: (when) quando a ação será realizada?
• Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)?
• Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)?
• Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)?
• Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação?
• Quanto: (how much) quanto será gasto?
.3.2- O planejamento é um processo não se esgota nunca. Deve, ao contrário, percorrer o evento do começo ao fim, obedecendo a um fluxo contínuo, que estará sempre se renovando ou sendo
atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas, descartadas ou reavaliadas. Em uma fórmula mais sucinta, mas nem por isso menos eficiente, o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis:
2.3.2.1- Análise situacional; A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que seja a área de atividade.
Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando.
Sua ênfase deve recair principalmente sobre:
•Proposta temática do evento (ideal) •Definição de data e local mais adequados •Perfil dos participantes potenciais
2.3.2.2- Análise de viabilidade; Para avaliar o potencial de realização do evento, uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1.
A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que, não obstante a terminologia contemporânea, já era utilizada há mais de três mil, por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.)
Definir objetivos e metas a serem alcançados
- Público participante; - Divulgação de marcas, produtos, serviços, etc.;
- Retorno financeiro; - Venda de produto ou serviço;
3 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
3- Levantamento de aspectos técnicos e operacionais
Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilização, para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional, necessários a concretização do projeto. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte.
Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. Em linhas gerais, ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas:
3.1- Recursos materiais
Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento, com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padrão).
•Material de expediente e secretaria •Material de participante •Material gráfico •Material para imprensa
•Equipamentos e materiais para projeção •Equipamentos e materiais para sonorização
Incluem-se, ainda, nestas projeções, toda estimativa da infra-estrutura técnica, arquitetônica, urbanística necessária –no caso dos grandes eventos.
3.2- Recursos humanos
A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização, mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento, principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador.
3.3- Recursos financeiros
O orçamento é uma peça básica do evento, cuja previsão será definitivamente confirmada apóso levantamento de todos os custos necessários. Estes deverão ser apresentados normalmente
em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo, avaliação e aprovação) – as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados).
•Custos fixos •Custos variáveis
3.3.1-As fontes de despesa podem ser: locações, contratações, promoções, compra de mailing, cartas e envios postais, material impresso, decoração, convidados, transportes, diversão, anúncios, hospedagem, alimentação, etc.
Para formular os custos necessários a realização do evento, deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento, como: --duração, -número de participantes, -lugar, tipo de evento, convidados, etc.
Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos), complexidade do empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turística, por exemplo). Deve ser feito detalhadamente, orçando-se tudo.
As receitas podem ser: -recursos preexistentes; -taxas de inscrição/ingresso; -cotas de patrocínio; -auxílio governamental; doações/permutas; -financiamento; -venda de espaços para exposição e anúncios; -merchandising; -eventos paralelos.
3.4- Pré-evento
Se o planejamento é a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da organização de eventos, a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas.
Trata-se do pré-evento ou fase de testes, que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização.
Processo intenso e trabalhoso, porém indispensável. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente, para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento, que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas.
3.4.1 Comissão organizadora
A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento, ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo, supervisionando.
A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho, divididas por áreas de especialidade estratégicas, traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados), deixando a par todas as áreas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento queo mesmo deve seguir.
Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas, pois antecede a execução e precisará lidar, inevitavelmente, com toda ordem de problemas.
3.4.2- São tarefas da comissão organizadora:
•Definição de normas e procedimentos •Reuniões para distribuição de tarefas
•Calendarização e alocação de recursos •Criação de listas de verificação específicas
•Gestão de informações e processos •Contatos com fornecedores e prestadores de serviços
3.4.2.1- Presta, ainda, suporte técnico ao empreendimento como um todo, contando com:
•Assessoria jurídica -Comitê de logística (administrativo-financeiro)
3.4.2.2- Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos, com base no planejamento das atividades:
•Recursos humanos •Recursos materiais •Recursos financeiros Transportes
•Alimentação •Hospedagem •Instalações
3.4.2.2- Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral, no transcurso do evento:
•Secretaria geral •Coordenação apoio (geral) •Coordenação técnica•Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades•Coordenação de convênios
•Coordenador de transportes •Coordenador de hospedagem e alimentação •Equipe médico-hospitalar (segurança) •Equipe operacional•Equipe de arbitragem
3.5- Comitê de comunicação e marketing
Cuida do processo de divulgação do evento, estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras responsabilidades:
•Elaborar a estratégia de comunicação •Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas
•Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados •Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) •Divulgação do evento •Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas •Contratação de publicidade paga •Produção de cartazes, mala direta, etc. •Construção de site (internet) •Zelar pela imagem do evento
3.5.1- Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação, os núcleos responsáveis diretamentepelas relações com os parceiros comerciais, imprensa e público:
•Assessoria de comunicação e marketing •Assessoria de imprensa Assessoria de relações públicas
3.6- Comitê de comercialização (vendas)
Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. Desenvolve sobretudo:
Prospecções de mercado Elaboração de propostas Formalização de contratos Delineamento de parcerias.
4- Produção executiva de eventos esportivos
O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Mas, as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento, que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem.
Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento, através do staff (ajudantes) constituído para tal fim. A finalidade do evento é cumprir-se. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo.
4.1- O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções, com as seguintes características:
Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral, compra, venda e empréstimos de materiais, convênios, membros, funcionários, contratos, correspondência, reuniões, prazos, relatório final;
Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e códigos, código disciplinar,comandar trabalhos de justiça desportiva, acompanhar reuniões, representar judicialmente os organizadores;
Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação, definição de acordos de patrocínio, apoio e permutas, relação com gráficas de impressão regulamentos, súmulas, ficha de inscrição;
Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgação integral do evento, mala direta, central de notícias sobre o evento, administração sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem do evento, cobertura jornalística;
Relações públicas: representar a organização em atividades sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar recepção, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofícios de agradecimento;
Comitê financeiro: serviços de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, comprar, pagar, folhas de pagamento, serviço de bilheteria;
Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões, protocolo e arquivo de documentos, ofícios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle de material de escritório e informática;
Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado, controle de uniformes das equipes da organização, crachás, equipe de sonorização, policiamento ou segurança particular;
Coordenação técnica: especificação das premiações, contratos de arbitragem, regulamentação geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de inscrições, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coordenador
modalidade), estatística dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenação geral, controle de súmulas, programação e realização das fases finais;
Coordenação de solenidades: local do congresso técnico, realização do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de premiação, podium, bandejas de medalhas, esquema de emergência no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localização de participantes nas solenidades, seleção musical, apresentador, desfile (croquis), placas de
identificação;
Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem, hotéis, restaurantes, hospital, materiais elétricos, hidráulico, farmácias, web studio;
Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações, equipe de arbitragem, apresentar relação de materiais, regulamentação, fichas de inscrição, súmulas, sistema de disputa,
tabela de jogos, locais e horários competições e treinamento, levantamento de dados estatísticos, registrar perda de materiais;
Corpo de representantes: conferir documentação de atletas, encaminhar ocorrências, retirar materiais necessários, definir escala de serviços, comparecer com antecedência as instalações, supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurança,súmula;
Coordenador de transportes: comandar frota de veículos, escala de transportes, planta e croqui da cidade, veículo para emergência;
Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes, reservar acomodações, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno, nutricionista, horários de refeições, segurança;
Equipe médico-hospitalar: equipe médica, fisioterapêutica e medicamentos, atendimento médico de urgência, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros;
Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manutenção, limpeza, vigilância, chek-list;
Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares, uniformidade, antecedência, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, isenção de comentários, verificar necessidade de reparos;
5- Pós-evento
Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência, da identificação e das emoções vividas pelos torcedores, durante a realização de uma dada competição esportiva.
Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização, forma se um elemento decisivo na estratégia de valorização, divulgação e se necessário, rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. Para coroar de êxito tal experiência, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados, é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento, promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas.
5.1- Elaboração de relatórios
Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. Das mais simples às mais sofisticadas, as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento,
no nível de competência dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade, dentre outro fatores.
5.1.1- Relatório Geral
A proposta básica do relatório é reunir, ao final de cada evento, uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivodos organizadores.
5.1.2Tópicos do relatório geral:
• Pesquisa inicial • Memorial do projeto • Membros do comitê organizador • Patrocínios e convênios
• Relação d e participantes • Regulamentos, códigos e normas técnicas • Locais das competições e demais atividades • Tabela de jogos e resultados • Relação de vencedores e premiados Classificação final • Estimativa de público • Registro de cerimonial e apresentações artísticas • Material gráfico e outros formatos de divulgação • Prestação de contas
• Custo estimado e final • Bens adquiridos • Cronograma e execução • Ofícios e cartas de agradecimento • Clipping (eletrônico e impresso) • Pesquisas de avaliação (satisfação, recall)
5.2- Prestação de contas
A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento, perpassando todas as fases do trabalho de organização, desde o período anterior, de planejamento, passando pela sua execução, até finalizá-lo. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de
toda a empreitada. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. Itens do relatório de contas:
-Entradas e saídas -Saldo bancário -Contas a receber -Contas a pagar -Notas fiscais -Tributos -Resumo financeiro (balanço)
5.3- Cartas de agradecimento
Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização, através de ofícios solenes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contribuíram para sua realização. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de serviços aos patrocinadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. O formato, bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados, como vídeos editados (com as imagens do evento), álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. A quem se agradece ?
-Autoridades –Participantes -Colaboradores (equipes de trabalho) -Prestadores de serviço -Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros -Imprensa
5.4- Avaliação da qualidade
De certa forma, um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsídios fundamentais a realização do evento. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos, que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento
no qual esta se desenvolve. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas
de ação para iniciativas futuras. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo, dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é, do que se quer saber. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bem sucedidos em relação a outros. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes:
•Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade •O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade •Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias •Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado •Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços.
A maioria dos programas de mensuração de satisfação, além de apontar níveis de satisfação, fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer, além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes.
FONTES: Internet – Ricardo Rodrigues Mensdes - Nathália Áurea da Mota.